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4 Claves para adaptarse a la facturación electrónica

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facturaciónLa facturación electrónica es un proceso indispensable para las entidades, considerando que este sistema es obligatorio según la normativa N°20.727 que se ha ido implementado por etapas, siendo el 1 de agosto de este año el turno de las pequeñas y medianas empresas para sumarse.

Una Factura electrónica brinda una serie de beneficios a las compañías, entre los que destacan la rapidez y la posibilidad de contar con un registro digital de los documentos emitidos, pero es necesario tener en cuenta ciertos factores clave, para que así el proceso sea ejecutado de manera óptima.

Claves para adaptarse a la factura electrónica:

i) Implementar una fase piloto

Todos los cambios, aunque sean paulatinos, producen un impacto en las empresas. Por este motivo es importante fijar plazos de adaptación para la facturación electrónica y establecer una fase piloto en donde se puedan identificar oportunidades de mejora, fortalezas, objetivos y metas por cumplir, entre otros aspectos que defina la entidad.

ii) Capacitar al personal

Antes de implementar la Factura electrónica, o cuando recién se comienza a hacerlo, es de suma importancia poseer el conocimiento necesario y capacitar a todos los colaboradores que tendrán relación con este proceso. También se les debe involucrar en todas las acciones que tengan relación con ello, para que estén al tanto de posibles cambios y que la gestión sea eficiente.

iii) Resguardar y validar las facturas

El proceso de facturación digital es rápido y no requiere de papeleo, pero es importante mantener un control respecto al número de documentos emitidos, así como de los datos que se incorporan y dejar un respaldo de cada factura. Por motivos de seguridad estos archivos deben estar almacenados y resguardados, para que personas ajenas a la empresa o que no estén relacionadas con dicho proceso, no puedan acceder a ellas.

También es importante asegurarse que las facturas fueron emitidas correctamente y corroborar su validez.

iv) Elaborar un manual con información importante

Otro punto importante para adaptarse a la facturación electrónica es definir las etapas y períodos de tiempo asociados, para realizar este proceso adecuadamente. Por ello, será de ayuda elaborar un documento con todos los pasos necesarios, explicados de manera detallada, para que quienes no manejan esta gestión puedan hacerlo en el corto plazo.

La facturación electrónica es una realidad a la que las empresas deben adaptarse. Por este motivo, es relevante tomar medidas para que el proceso sea implementado con la mayor eficiencia y éxito posibles.

 

El futuro de la facturación electrónica en América Latina

¿Cuál será el destino de la facturación electrónica en América del sur?, para partir hay que mencionar la manera en que Chile ha dado lecciones en esta modernización de las facturas, permitiendo tener un seguimiento más claro de estos documentos y evitando que se cometan irregularidades en el pago del IVA.
Chile en menos de una década, pasó de tener cero incidencias de la factura electrónica, a mostrar más de un 80% de las empresas utilizando esta vía en la actualidad. Y en la actualidad ya no se vulneran los derechos de las pymes nacionales, que en la antigüedad se veían afectadas por el mal y complejo manejo de las facturas.
En Colombia, país en donde hasta hace poco se registraba un 22% de evasión del IVA, ya se han tomado cartas en el asunto, y en el mediano plazo, incorporarán la factura electrónica como obligación para todas las empresas.

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